ประชุม Video conference ยังไงไม่ให้ “พัง”

โลกหลังยุค #covid19 ทำให้มนุษยชาติยอมรับการประชุมทางไกลมากขึ้น โดยเฉพาะองค์กรไทยๆ 😅

ที่ผ่านมาผมพยายามเสนอให้ “ประชุมผ่านวิดีโอคอลก็ได้นะครับพี่” หรือแม้แต่ในระบบ Chat หน้าเว็บ OneDee ก็สามารถนัด Meeting แนะนำการใช้งานผ่าน Video call ก็ไม่มีใครสนใจเท่าไร

ไวรัสอาจจะเป็นตัวเร่งให้โลกเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว จู่ๆ หลายๆ องค์กรก็ทำใจยอมรับมันได้ทันทีในช่วงเวลานี้ ซึ่งน่าดีใจจนน้ำตาไหล 🤗 -ในที่สุดผมก็ไม่ต้องเดินทางฝ่ารถติดไปคุยงานแล้ว

แต่ๆๆ พอหลายองค์กร เริ่มหัดใช้ Video conference เป็นจริงเป็นจัง ผมพบว่ามาพร้อมกับความ “พัง” ในการประชุม ไม่ใช่เพราะสัญญาณไม่ดี หรือใช้โปรแกรมไม่เป็น แต่เป็นเรื่องของ Mindset ความเข้าใจในการจัดการประชุมมากกว่า ดังนั้นควรมาปรับความเข้าใจในการประชุมระยะไกลกันใหม่ก็น่าจะดี

1. – มันคือการประชุม.. ต่อให้คุณจะอยู่บ้านหรือที่ทำงาน มันก็ยังเป็นการประชุมเสมือนอยู่ในห้องประชุมเดียวกัน หลายๆ คนที่เข้าประชุมไม่ได้จัดพื้นที่ให้เหมาะสม เช่นอยู่ที่เสียงดังรบกวน คนเดินไปเดินมา คือถ้าอยู่ในพื้นที่ ที่มีเสียงรบกวนก็ควรหาสมอลทอร์คมาใส่เพื่อตัดเสียงรบกวนเข้าห้องประชุม

2. – โฟกัสและเปิดกล้องด้วย การประชุมควรมีมารยาทในการแนะนำตนเองและแสดงตัว เพื่อให้ทุกคนเห็นหน้าซึ่งกันและกัน มันช่วยให้ทุกคนเห็นภาษากาย สีหน้า ว่าคุณกำลังฟังอยู่ เข้าใจหรือไม่เข้าใจ บางคนเข้ามาฟังประชุมเหมือนมาฟังวิทยุ เปิดให้มันดังเฉยๆ งั้นมันก็ไม่เรียกว่าประชุมสิ

3. – อย่านั่งทำงานไป ประชุมไป ถ้าคุณยังอยู่ที่โต๊ะทำงาน ควรบอกให้คนรอบข้างรู้ว่าประชุมอยู่ เพราะมักจะมีคนเดินเข้ามาคุยแทรก ซึ่งมันทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมต้องหยุดให้คุณหันไปคุยกับคนอื่น มันก็เหมือนเวลาประชุมจริงที่อยู่ๆ ก็มีคนเดินเข้าๆ ออกๆ มาทักคนนั้นคนนี้ตลอดเวลา

4.- ทดลองใช้แอพที่ต้องประชุมก่อนเวลานัด แล้วหมั่นอัพเดตเวอร์ชั่นแอพด้วย บางคนเข้ามาครั้งแรก ยังไม่โหลดแอพหรือหัดใช้เลยด้วยซ้ำ ทำให้คนอื่นเสียเวลารอ หรือบางคนก็เคยใช้แอพแล้วก็มั่นใจว่าไม่มีปัญหา แต่ก็ไม่เคยอัปเดตแอพ อยู่มาวันนึงพอนัดประชุม เปิดแอพขึ้นมาก็ต้องมานั่งรออัปเดตแอพก็มีให้เห็นอยู่บ่อยๆ

สุดท้ายคีย์หลักของการประชุมทางไกล กรุณาทำให้เหมือนคุณกำลังประชุมแบบเห็นหน้าจริงๆ นั่นแหละครับ คงไม่มีใครชอบที่จะประชุมอยู่กลางตลาดเสียงดังรบกวน หรือคนนั่งประชุมไม่โฟกัส มีคนเดินเข้าๆ ออกตลอดเวลาหรอก จริงไหม… 👌👍

ขอบคุณข้อมูลดีๆจากคุณ Parin Prinz Naksen – CEO และผู้ก่อตั้ง OneDee แอพลงเวลาผ่านมือถืออันดับหนึ่งที่ผู้ประกอบการ SMEs เลือกใช้

Related Posts